RODO

KLAUZULA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH DLA KONTRAHENTÓW SERTOP SP. Z O.O.

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej RODO) spółka SERTOP Sp. z o.o. z siedzibą w Tychach ul. Przemysłowa 58, 43-100 Tychy podaje następujące informacje:

Administrator danych osobowycH

Sertop sp. z o.o., ul. Przemysłowa 58, 43-100 Tychy, KRS: 0000099079, NIP: 646-032-38-25, REGON: 270543286

Dane kontaktowe Administratora:

• adres mailowy: inspektor@sertop.com.pl (Inspektor Ochrony Danych: Dorota Moskalewicz)
• adres pocztowy: Sertop sp. z o.o., ul. Przemysłowa 58, 43-100 Tychy

Cel przetwarzania danych osobowych

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu prawidłowej realizacji umów zawartych z Kontrahentami, w tym obsługi korespondencji, zapytań, zleceń, zamówień na produkty i usługi umożliwiające Sertop sp. z o.o. prowadzenie działalności, rozpatrywania reklamacji i roszczeń, utrzymania i zarządzania relacjami biznesowymi i zawodowymi,, dochodzenia i obrony przed roszczeniami.

Okres przechowywania danych osobowych

Państwa dane będą przetwarzane przez czas realizacji umowy pomiędzy Sertop sp. z o.o. a Kontrahentem, a następnie będą przechowywane do momentu przedawnienia ewentualnych roszczeń stron z tytułu zawartej umowy lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych, w szczególności ksiąg rachunkowych.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b), c) i f) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze lub wynika z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (prowadzenie działalności biznesowej).

Źródło pochodzenia danych i wymóg podania danych

Jeżeli kontaktujecie się Państwo z nami w imieniu Kontrahenta informujemy, że Państwa dane zostały nam udostępnione przez ww. podmiot w związku z realizacją łączącej nas umowy handlowej. W zakresie w jakim dane osobowe pochodzą bezpośrednio od Państwa ich podanie jest dobrowolne, ale niezbędne do prawidłowej realizacji umowy zawartej między Sertop sp. z o.o. a Kontrahentem.

Kategorie przetwarzanych danych

Otrzymane dane to przede wszystkim: imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej, numer telefonu, zajmowane stanowisko oraz ewentualnie inne dane podane dobrowolnie celem realizacji umowy.

Przekazywanie danych osobowych

Państwa dane mogą być przekazane jedynie podmiotom świadczącym usługi na rzecz Sertop sp. z o.o. (np. dostawcy usług IT, doradcy prawni, etc.), lub podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa. Dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Przysługują Państwu następujące prawa w związku z przetwarzaniem przez Sertop sp. z o.o. Państwa danych osobowych:

• prawo dostępu do Państwa danych, w tym uzyskania kopii danych,
• prawo żądania sprostowania danych,
• prawo do usunięcia danych (w określonych sytuacjach),
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych,
• prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo o sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu administratora.

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA UDZIAŁOWCÓW SPÓŁKI SERTOP SP. Z O.O.

Na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej RODO) spółka SERTOP Sp. z o.o. z siedzibą w Tychach ul. Przemysłowa 58, 43-100 Tychy podaje następujące informacje:

1. Administratorem danych osobowych jest SERTOP Sp. z o.o. z siedzibą w Tychach ul. Przemysłowa 58, 43-100 Tychy zwana dalej Spółką.
2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych – inspektor@sertop.com.pl
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu:
   • prowadzenia księgi udziałów, kontaktu w celu wysyłania zawiadomień o walnych zgromadzeniach wspólników i innych sprawach związanych ze stosunkiem prawnym łączącym wspólnika ze spółką, rozliczenia : na podstawie art.6 ust.1 lit c RODO – art.188 Kodeksu spółek handlowych
   • monitoring wizyjny terenu zakładu: na podstawie art.6 ust.1 lit f RODO
4. Spółka może przekazywać dane osobowe innym podmiotom, które będą je przetwarzały, w szczególności:
   • podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską,
   • bankom, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
   • organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na nas obowiązków (Urząd Skarbowy, ZUS),
   • podmiotom wspierającym Spółkę w prowadzonej działalności, w tym świadczącym usługi doradcze, prawnicze, finansowe.
5. Spółka zobowiązana jest do przechowywania dokumentów zawierających dane przez okresy wskazane przepisami prawa lub gdy jest to konieczne do prawidłowego funkcjonowania Spółki i zachowania zasady rozliczalności.
   Spółka przechowuje dane przez okresy wskazane poniżej:
   • w celu prowadzenia księgi udziałów przez czas istnienia obowiązku prawnego prowadzenia księgi udziałów,
   • w celu rozliczenia ze wspólnikami przez 50 lat (art. 51u ust 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach)
   • w celu kontaktu ze wspólnikami i wysyłania zawiadomień o walnych zgromadzeniach wspólników i innych sprawach związanych ze stosunkiem prawnym łączącym wspólnika ze spółką do czasu wygaśnięcia wszystkich stosunków prawnych łączących wspólnika ze spółką, a w przypadku rozliczeń finansowych – po 6 miesiącach od upływu okresu przedawnienia roszczeń
   • w związku z monitoringiem wizyjnym terenu zakładu nie dłużej, niż 30 dni. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony powyżej ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie okresów, o których mowa powyżej, nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.
6. Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu. Realizacja powyższych praw musi być zgodna z przepisami prawa, na podstawie których odbywa się przetwarzanie danych.
7. Osoba, której dane osobowe są przetwarzane, ma prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale stanowi warunek realizacji świadczeń.
9. Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania).

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA CZŁONKÓW RADY NADZORCZEJ SERTOP SP. Z O.O.

ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

Administratorem Państwa danych osobowych jest SERTOP SP. Z.O.O z siedzibą w Tychach, Przemysłowa 58, 43-100 Tychy, wpisana do rejestru przedsiębiorców przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000099079, NIP: 646-032-38-25, kapitał zakładowy 2 793 000 zł. , zwana dalej: „Spółką”, „SERTOP”.

PODSTAWA PRAWNA

Informacja jest przekazywana, na podstawie art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego I Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej Rozporządzenie lub RODO.

DANE KONTAKTOWE

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można się skontaktować poprzez adres e-mail: inspektor@sertop.com.pl ,

CELE ORAZ PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA

Państwa dane osobowe przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze wynikającego z obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności: • z ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (j.t. Dz.U. z 2017 r., poz. 1577 ze zm.; dalej „KSH”) – (np. na potrzeby sporządzenia protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej, podjęcia przez Walne Zgromadzenie uchwały o udzieleniu absolutorium, uchwały o wyborze na członka Rady), • z ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (j.t. Dz.U. z 2018 r., poz. 986 ze zm.) – (np. w celu dokonania wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego), • a także w celu: dokonania rozliczeń finansowych i podatkowych, prowadzenia wymaganej prawem dokumentacji księgowej i podatkowej.

Państwa dane osobowe możemy przetwarzać również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, w celach wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora, w szczególności polegających na zabezpieczeniu informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów lub na ewentualnym ustaleniu i dochodzeniu praw lub obrony przed roszczeniami, jak również (o ile będzie to miało związek z działalnością SERTOP) w następujących celach pobocznych: archiwizowanie danych, prowadzenie audytów wewnętrznych w SERTOP, badania statystyczne lub badania historyczne, lub naukowe doradztwo biznesowe, ekonomiczne lub prawne, które jest świadczone na rzecz SERTOP.

WYMAGANIA DOTYCZĄCE PODANIA DANYCH

Podanie Państwa danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do ustalenia i wykonywania uprawnień jako członka Rady Nadzorczej. Skutkiem niepodania takich danych jest niemożność podjęcia działań mających na celu umożliwienie realizacji Państwa uprawnień/obowiązków.

KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH, KTÓRE PRZETWARZAMY I ŹRÓDŁO ICH POCHODZENIA

Pani/Pana dane pozyskaliśmy od Pani/Pana, w szczególności na podstawie otrzymanych formularzy, pism, umów, oświadczeń itp. SERTOP przetwarza Państwa dane osobowe w następującym zakresie: dane identyfikujące osobę, w szczególności: PESEL, imiona, nazwiska, dane adresowe i teleadresowe w szczególności adres e-mail i numer telefonu, Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP), dane bankowe: numer rachunku bankowego i nazwa banku, w którym rachunek jest prowadzony, właściwy Urząd Skarbowy.

PODMIOTY, KTÓRYM DANE OSOBOWE MOGĄ BYĆ UDOSTĘPNIANE

Państwa dane osobowe mogą być udostępniane: – osobom zatrudnionym w Spółce, upoważnionym do przetwarzania danych w ramach wykonywanych obowiązków, organizacją posiedzeń Rady Nadzorczej oraz Walnego Zgromadzenia („WZ”), – notariuszowi sporządzającemu protokół z WZ oraz innym osobom trzecim w przypadku, gdy będą tego wymagały przepisy prawa, – na żądanie organów publicznych lub w razie dochodzenia praw przed sądem. Państwa dane mogą być przekazywane na podstawie przepisów prawa podmiotom uprawnionym na mocy umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (kancelariom prawnym lub windykacyjnym w wyniku toczącego się postępowania sądowego lub windykacyjnego; firmom zewnętrznym obsługującym SERTOP w zakresie utrzymania usług (np. obsługa prawna; finansowa; firmy doradcze; obsługa IT).

PRZEKAZYWANIE DANYCH DO PAŃSTWA TRZECIEGO

Dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich.

OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres posiadania przez Panią/Pana statusu członka Rady Nadzorczej SERTOP, z tym zastrzeżeniem, że dane zawarte w protokołach WZ i w dokumentach załączanych do protokołów będą przechowywane do czasu zakończenia działalności SERTOP. W przypadku przetwarzania Państwa danych na podstawie uzasadnionego interesu Spółki, będą one przechowywane do momentu ustania tego interesu, a w szczególności na czas niezbędny do zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów lub do upływu okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń.

PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE OSOBOWE SĄ PRZETWARZANE

Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych oraz prawo żądania ich sprostowania, (gdy są niezgodne ze stanem rzeczywistym), usunięcia, ograniczenia przetwarzania (w przypadkach przewidzianych prawem). W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Państwa danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu administratora, przysługuje Państwu prawo wniesienia sprzeciw u wobec przetwarzania Państwa danych osobowych. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest zgoda, macie Państwo prawo wycofania zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Przysługuje Pani/Panu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych tj. Prezesa Urzędu Ochrony danych Osobowych.

KLAUZULA INFORMACYJNA RODO – GOŚCIE ZAKŁADU

Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Sertop Sp. zo.o., z siedzibą przy Przemysłowych 58, 43-100 Tychy.

Cele i podstawy przetwarzania

Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane w celu:
a) prowadzenia rejestru wejść i wyjść na teren zakładu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia);
b) zapewnienia bezpieczeństwa sanitarnego, higienicznego oraz BHP na terenie zakładu, w tym weryfikacji, czy stan zdrowia lub okoliczności epidemiologiczne nie stwarzają ryzyka dla procesu produkcyjnego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes Administratora polegający na realizacji wymogów sanitarno-higienicznych).
Administrator nie przetwarza danych szczególnych kategorii (tzw. danych wrażliwych).

Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane:

• firmie ochroniarskiej obsługującej teren zakładu,
• służbom BHP i osobom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo produkcji,
• organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane przez okres wynoszący 12 miesięcy  od dnia wizyty, chyba że właściwe przepisy lub cele dowodowe wymagają dłuższego okresu.

Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo:

• dostępu do danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem.

Inspektor Ochrony Danych

inspektor@sertop.com.pl.

Prawo wniesienia skargi

Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie lub odmowa złożenia oświadczeń w zakresie bezpieczeństwa sanitarnego może uniemożliwić wejście na teren zakładu ze względów bezpieczeństwa.